1. 1. 1.     INFORMACIÓN GENERAL

La sociedad Intermundial Servicios de Asistencia Colombia S.A.S., identificada con NIT. 901.947.762, con domicilio en Calle 93b # 19-35, Oficina 201 en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, con correo electrónico info@intermundial.com y teléfono +57 6015088979  (“Intermundial”), es una entidad comprometida con la protección de la privacidad y de toda información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales, determinadas o determinables (los “Datos Personales”), a la cual tenga acceso en el desarrollo de sus actividades y funciones. Intermundial recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, indexa, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa Datos Personales que podrá ser obtenida en el curso y para el desarrollo de sus actividades y funciones.

1. 2.     ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

La presente Política de Privacidad de Intermundial (la “Política”) está dirigida a nuestros trabajadores, clientes, proveedores y a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por Intermundial (los “Titulares”). La Política tiene como propósito describir los mecanismos y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares; identificar al (a los) encargado(s) de atender las consultas, preguntas, reclamos y quejas, y, finalmente, describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales como parte de las actividades mercantiles y sociales de Intermundial.

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por Intermundial y, en lo que corresponda, con aquellos terceros con los que Intermundial acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales respecto de los cuales Intermundial actúa como Responsable (según se define más adelante).

La Política se aplicará a los terceros con quienes Intermundial eventualmente suscriba contratos de Transmisión (según se define más adelante), con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de Intermundial.

1. 3.     DEFINICIONES

a)    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. 

b)    Autorizado: Es Intermundial y todas las personas bajo la responsabilidad de Intermundial que en virtud de la Autorización y de este Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.

c)     Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. Intermundial mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de Responsable.

d)    Dato Personal: Es información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), información financiera, entre otros datos.

e)     Dato Público: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f)      Datos Sensibles: Es el Dato Personal que podría afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de posición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

g)     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

h)    Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.

i)      Ley: Es la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Sentencia C-748 de 2011, la jurisprudencia aplicable de la Corte Constitucional y la regulación expedida por el gobierno en relación con la materia.

j)      Manual: Es el documento en el cual están consignados las políticas y procedimientos internos para asegurar el cumplimiento de la Ley.

k)    Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para efectos del presente documento, el Responsable del tratamiento será Intermundial.

l)      Titular: Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.

m)   Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de la información o de los Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.

n)    Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.

o)     Tratamiento: Es toda operación o procedimiento sistemático, electrónico o no, incluso a través de herramientas que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, indexación, perfileo, relacionamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, anonimización, compendio, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos y otros medios que sirvan al efecto.

1. 4.     TIPOS DE DATOS PERSONALES Y FORMAS EN QUE SE RECOLECTAN

En el marco de las actividades de Intermundial, es posible que Intermundial realice el Tratamiento de los siguientes tipos de Datos Personales:

• Datos identificativos: Nombre, apellidos, documento de identificación, fecha y lugar de nacimiento, edad, sexo, nacionalidad, imagen.

• Datos de contacto: Dirección, correo electrónico, teléfono.

• Datos académicos y profesionales: Formación académica, historial académico, experiencia profesional, asociaciones profesionales, profesión, puestos de trabajo, historial laboral.

• Datos financieros: Información necesaria para la contratación de productos y servicios, como datos bancarios o de pago.

• Datos facilitados en solicitudes de contacto: Asunto y cualquier información adicional proporcionada voluntariamente por el usuario.

• Datos recogidos a través de cookies: Información sobre la navegación y uso del sitio web, conforme a lo establecido en la [Política de Cookies].

• Datos relativos a denuncias: En caso de uso del canal de denuncias, datos de identificación y contacto, así como información sobre los hechos comunicados.

• Datos Personales de terceros: Si se facilitan por los usuarios datos de terceras personas, los usuarios deberán informarles a los Titulares con carácter previo de los aspectos contenidos en la Política. Los usuarios garantizan que ha obtenido la autorización de los Terceros para facilitar sus datos a Intermundial para los fines informados en esta Política.

La recolección de estos datos se realiza a través de los siguientes medios:

• Formularios de registro y creación de cuentas en el sitio web.

• Formularios de contacto, chat web, y llamadas telefónicas a los números habilitados.

• Solicitudes de presupuestos y contratación de productos o servicios a través del sitio web.

• Suscripción a comunicaciones comerciales, newsletters y encuestas de satisfacción.

• Participación en procesos de selección de personal.

• Uso del canal de denuncias en línea.

• Instalación y uso de cookies en el sitio web para fines estadísticos y analíticos.

• Sistemas y redes de seguridad para la protección contra fraudes y amenazas.

1. 5.     DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos:

1. 6.     AUTORIZACIONES Y AVISOS

Todo Tratamiento debe estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, Intermundial, sus empleados y Autorizados, previo a la recolección de los Datos Personales, deberán obtener la Autorización suscrita por el Titular y conservar una copia de este documento para consultas futuras. Intermundial, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización.

La Autorización puede constar en un documento físico, electrónico, grabación de la voz o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los Datos Personales nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a)     Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judiciales;

b)     Datos de naturaleza pública;

c)     Casos de urgencia médica o sanitaria;

d)     Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

e)     Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Intermundial podrá obtener la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, mediante diferentes medios, entre ellos documento físico, electrónico, mensaje de datos, internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya sin lugar a dudas que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los Datos Personales no se hubieran almacenado o recolectado en la Base de Datos, dicha Autorización será solicitada por Intermundial de manera previa al Tratamiento de los Datos Personales.

1. 7.     FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Intermundial, en el curso de sus actividades recolectará, utilizará, administrará, almacenará, analizará, anonimizará, indexará, segmentará, realizará perfiles, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones con los Datos Personales. Asimismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

• Gestión de registro web: Crear y gestionar cuentas de usuario, identificar y validar usuarios, permitir el acceso a áreas privadas y funcionalidades específicas, gestionar seguros de viaje contratados, tramitar siniestros y otras gestiones habilitadas para usuarios registrados.

• Atención y contacto con usuarios: Responder consultas y solicitudes, prestar asistencia, mantener el contacto, gestionar comunicaciones, mejorar la calidad de la atención técnica y comercial, atender reclamaciones y verificar la satisfacción de los clientes, incluyendo la grabación de llamadas para estos fines.

• Elaboración de estadísticas web: Analizar el rendimiento del sitio web y la eficiencia del negocio mediante el uso de datos agregados y anonimizados obtenidos a través de cookies, con fines estadísticos y analíticos.

• Elaboración de propuestas de servicios y presupuestos: Gestionar solicitudes de presupuesto y facilitar la contratación de servicios y productos ofrecidos.

• Contratación de productos a través de la web: Asesorar en la contratación y formalización de contratos, tramitar siniestros, proporcionar información sobre pólizas y prestar asistencia y asesoramiento en caso de siniestro.

• Envío de comunicaciones comerciales y newsletters, encuestas de satisfacción: Informar sobre productos y servicios, novedades del sector, realizar encuestas de satisfacción y análisis de mercado para mejorar la calidad del servicio.

• Elaboración de estadísticas y valoraciones de riesgo: Realizar análisis estadístico-actuariales y valoraciones de riesgo para el desarrollo de nuevos productos y cumplimiento de obligaciones legales en materia de seguros.

• Seguridad de los sistemas y redes: Prevenir fraudes, garantizar la seguridad de la red y la información, y proteger la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales y servicios ofrecidos.

• Procesos de selección: Valorar y gestionar candidaturas, realizar procesos de selección y contratación de personal, y conservar datos para futuros procesos de selección, en caso de consentimiento.

• Gestión del canal de denuncias: Atender y gestionar denuncias internas presentadas a través del canal habilitado, cumpliendo con la normativa aplicable y garantizando la confidencialidad y limitación de la finalidad.

1. 8.     TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES

Cuando el Titular proporciona Datos Personales, estos podrán ser sujetos a Transferencia, Transmisión, almacenamiento o Tratamiento en un lugar distinto del lugar donde se recopilaron originalmente, incluyendo países con niveles de protección distintos al de la jurisdicción en donde se compartieron los Datos Personales originalmente. Intermundial procurará obtener la autorización previa, expresa, informada e inequívoca del Titular para llevar a cabo ese Tratamiento conforme a la Ley.

Los Datos Personales podrán ser compartidos a terceros según se describe a continuación:

• A nuestros proveedores de servicios necesarios para cumplir con las finalidades anteriormente descritas y prestarle los servicios solicitados a Intermundial. Dichos proveedores tratarán los Datos Personales en calidad de Encargados.

• Aseguradoras que ofrecen la cobertura contratada y Servisegur Consultores S.L.U. para la tramitación de siniestros y atención de asistencias.

• Entidades públicas o administrativas que solicitan información en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Consideraremos detenidamente cada solicitud para determinar si cumple con la ley y, si corresponde, podremos impugnar las solicitudes excesivamente amplias o ilegales. Podemos compartir Datos Personales con la policía y otras autoridades gubernamentales cuando creamos razonablemente que es necesario para cumplir con las la ley.

• A las sociedades pertenecientes al GRUPO ATLANTIGO (Intermundial XXI S.L.U, IM Travel Risk Solutions, S.L.U., IM Travelers Club, S.L.U., Servisegur XXI Consultores S.L.U, Mana Underwriting, S.L.U., Mana UW Unipessoal Ltda., Mana UW Ltd, Tourism & Law Abogados S.L.P), con domicilio en C/ Irún 7, 1º, CP: 28008, Madrid, España, únicamente para fines administrativo-internos y/o para las finalidades anteriormente descritas.

1. 9.     ÁREA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Intermundial cuenta con una dependencia encargada de la recepción y atención de Peticiones, Quejas y Reclamos relacionados con Datos Personales: lopd@intermundial.com. Dentro de dicha dependencia, el área Legal&Compliance tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley, el Manual y esta Política. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

• Atender y recibir todas las solicitudes de los Titulares, tramitar y responder solicitudes como:

(i) solicitudes de actualización de sus Datos Personales;

(ii) solicitudes de conocimiento de sus Datos Personales;

(iii) solicitudes de supresión de Datos Personales;

(iv) solicitudes de revocatoria de la Autorización cuando de acuerdo con la Ley proceda esa revocatoria;

(v) solicitudes de información sobre el Tratamiento dado a sus Datos Personales;

(vi) solicitudes de información sobre las finalidades del Tratamiento; y

(vii) solicitudes de obtener la prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.

• Dar respuesta a los Titulares sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

• Asegurar la protección de los Datos Personales de los Titulares.

• Asegurar la implementación de buenas prácticas de gestión de Datos Personales dentro de Intermundial.

• Registrar las Bases de Datos administradas por Intermundial en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) y actualizar dicho registro cuando sea necesario.

Los datos de contacto del área Legal&Compliance son:

1. 10.  PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

1. a.     Consultas:

Intermundial recibirá y resolverá las consultas del Titular o Legitimados relativas a:

• ¿Cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de Intermundial?
• ¿Cuál es el Tratamiento al cual están sujetos los Datos Personales?
• ¿Cuáles son las finalidades que pretenden satisfacer?

Tales consultas deberán ser enviadas por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: info@intermundial.com. Intermundial guardará prueba de la consulta y su respuesta.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. b.     Reclamos:

Intermundial recibirá y resolverá reclamos formulados por el Titular o los Legitimados respecto de:

• Datos Personales Tratados por Intermundial que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión;
• El presunto incumplimiento de cualquiera de las obligaciones de Intermundial según la Ley.

Tales reclamos deberán ser enviados por escrito a la siguiente dirección de correo electrónico: info@intermundial.com. El reclamo debe incluir la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Intermundial guardará prueba del reclamo y su respuesta.

1. 11.  PUBLICIDAD Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

Esta Política podrá ser modificada de tiempo en tiempo por Intermundial y hará parte de los contratos que celebre Intermundial, donde resulte pertinente. Toda modificación sustancial de esta Política tendrá que ser comunicada previamente a los Titulares por medio de mecanismos eficientes, tales como la página web de Intermundial y/o correos electrónicos. Por modificación sustancial se entienden, entre otras, las siguientes situaciones:

a)     Modificación en la identificación del área, dependencia o persona encargada de atender las consultas y reclamos.

b)     Modificación evidente de las finalidades que puedan afectar la Autorización. En este caso Intermundial obtendrá una nueva Autorización.

Las modificaciones serán informadas en la página web de Intermundial y/o mediante un correo electrónico que será enviado a los Titulares, siempre y cuando Intermundial tenga esa información en su poder.

1. 12.  VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS DE BASES DE DATOS.

Esta Política empezará a regir [**]. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de Intermundial, con base en el criterio de temporalidad, durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados. De este modo, la vigencia de la Base de Datos está estrechamente relacionada con las finalidades para las cuales fueron recolectados los Datos Personales.

1. 13.    LLAMADAS

Las llamadas telefónicas que haga o reciba de nuestro servicio de atención al Cliente pueden ser grabadas o monitoreadas para por razones de seguridad, para la evaluación de nuestro personal, así como para la resolución de cualquier problema relacionado con el servicio.

1. 14.  SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En cumplimiento al principio de seguridad establecido en la Ley, Intermundial ha adoptado y adoptará las medidas técnicas, tecnológicas, humanas y administrativas que sean del caso para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Intermundial tendrá en cuenta para la implementación de medidas de seguridad el estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos.